公布日期：2007年4月30日
黄山学院物资采购管理暂行规定
第一章 总则
第一条 学校物资采购是学校国有资产管理工作的重要组成部分，为规范学校物资采购，依据《中华人民共和国政府采购法》及省有关规定和《黄山学院国有资产管理暂行规定》，结合学校实际，制定本暂行规定。
第二条 学校物资采购实行计划管理。学校各单位应于当年的年底前向国有资产管理处（以下简称“国资处”）和财务处上报下一年度的物资采购计划， 6月份可再向国资处和财务处上报本年度的物资采购调整计划，逾期不报将不例入本年度学校物资采购计划。国资处只实施已例入学校当年采购计划内的项目，未例入当年采购计划的采购项目，当年不安排采购。未例入采购计划但确是急需的物资设备，由使用单位按程序进行补申报。
第三条 学校物资采购采取集中统一的方式进行。各单位使用教育、科研事业费，各类专项经费以及自筹经费所发生的教学科研仪器设备、图书资料、医疗器械和药品、办公用品和家俱、学生大宗生活用品等采购工作，均应纳入学校集中统一采购管理范围。属于基本建设工程承包范围内的物资设备材料的采购按有关法律法规和我校基本建设工程管理办法，纳入基建工程项目由基建处负责；属于维修工程承包范围内的物资设备材料的采购，按我校维修工程管理规定办理，纳入维修工程项目由后勤管理处负责。
第四条 学校物资采购必须体现科学有效、诚实守信、监督制约的原则，建立公开、公平、公正、择优的市场竞争机制，加强廉政建设，提高资金使用效益，保障和促进学校事业的发展。
第二章 管理机构及职责
第五条 学校物资采购工作实行“统一领导，分类指导，集中采购”的体制。
第六条 学校成立物资采购工作领导组，对全校采购工作实施领导和监督，并对重大采购问题进行决策。领导组由学校分管领导担任组长，学校纪委领导担任副组长，校办公室、财务处、监察审计处、国资处及相关单位负责人为组员，领导组下设办公室，办公室设在国资处。其主要职责是：
1、贯彻执行国家物资采购工作的各项方针政策、法令、法规。
2、审批学校年度采购计划和经费预算。
3、决定采购方式。
4、审查学校年度采购计划完成情况和采购经费决算。
5、其他需要决定的事项。
第七条 学校国资处是学校主管物资采购工作的职能部门，负责对全校物资采购工作实施管理、协调和监督。其主要职责是：
1、贯彻执行国家物资采购工作的各项方针政策、法令、法规，结合我校实际情况制定规章制度和办事程序。
2、汇总、编报学校物资采购计划，并报学校物资采购工作领导组审批。
3、按批准的物资采购计划进行组织和实施物资采购工作；属于 “政府采购”范围的，要即时上报省主管部门，属于学校采购的，要即时制定采购方案并制作相关采购文件。
4、按规定的采购方式组织采购，并代表学校与供货方签订物资采购合同。
5、牵头会同有关部门并组织专家对到达物资进行验收，督促供货方按合同提供售后服务。
6、建立有关物资的价格、技术指标及生产厂家的信息系统。
7、组织、配合有关单位完成自主采购物资工作。
8、完成学校和物资采购工作领导组交办的其他工作。
第八条 学校物资采购实行归口分类指导：教学、实验仪器设备（含教学实验室家俱）采购工作由教务处归口指导，科研仪器设备（含科研实验室家俱）采购工作由科研处归口指导，图书资料、设备及家俱（不含办公用设备及家俱）采购工作由图书馆归口指导，医疗器械（含药品）采购工作由校医院归口指导，机关行政部门办公设备（含交通、通讯工具）采购工作由校办公室归口指导，其它物资设备（含行政办公、教学家俱）采购工作由后勤管理处归口指导。其主要职责是：
1、对使用单位提出的物资采购申请提出具体指导意见和方案。
2、对被采购物资的相关技术参数和产品质量提出具体意见和要求。
3、对使用单位提出的物资采购申请提出经费及经费科目的意见。
4、提出具体采购方式的建议和初步审定物资采购项目的相关文件（标书）。
5、参与物资采购项目的实施工作。
第九条 根据不同的物资采购项目，国资处将分项目组建临时采购工作小组，由分管校领导任小组长，国资处负责人和归口指导部门负责人任副组长，组员由用户单位、财务处、监察审计处等部门负责人以及有关人员组成，必要时可邀请校内、外专家参加。其主要职责是：
1、参与物资采购项目的执行工作，提出物资采购的方案。
2、对拟确定的供货商进行资信、技术和产品质量方面的调查。
3、对物资采购方式提出意见或建议。
4、审定物资采购项目的相关文件及标书。
5、组织并决定评标专家组。
6、组织评标和表决，确定一般项目的中标单位或个人，提出重大物资采购项目的中标单位或个人建议。
第三章 采购程序及方式
第十条 国资处于每年年初，公布经批准的当年学校集中统一采购计划，各部门根据已公布的采购计划制定采购实施初步方案报国资处，经审核批准后实施采购。
第十一条 国资处根据采购物资的不同类别、性质、规模、预算价格和确定为 “政府采购”还是属于学校采购的情况，拟定采购方案及组建临时采购工作小组。临时采购工作小组组成后，首先商定采购方式、供应商名单及联系方式等，同时制定《标书》，正式进入采购程序。
第十二条 合同是企、事业单位法人之间具有法律效力的一种契约。凡购置物资设备，原则上都应签订贸易合同。合同的内容主要包括：供货时间、地点，设备名称、配置、附件、规格型号、性能与技术指标、数量、价格、安装调试、售后服务、付款方式、质保金和违约责任等，同时与监察审计处签订《廉政协议书》作为合同的一部分。
第十三条 学校物资设备采购的具体程序如下：
1、一次性采购金额概算2万元人民币及其以上或者单价概算1万元人民币及其以上的物资设备，属于大宗物资（设备），要通过集中统一采购。集中统一采购由国资处负责组织实施，集中统一采购方式分为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价五种。
2、一次性采购金额概算10万元人民币及其以上或者单价概算2万元人民币及其以上的物资设备，只能采取公开招标、邀请招标或竞争性谈判的采购方式。符合下列情形之一可以采用邀请招标采购：
（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
公开招标、邀请招标没有成功的，经过批准，可以采取竞争性谈判方式，并成立谈判小组，制定谈判文件，确定参加谈判的供应商名单（不少于三家），由谈判小组所有成员集中与供应商分别进行谈判。
3、单一来源方式采购仅对下列情形之一采用：
（1）只能从唯一供应商处采购的；
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购总金额不超过原合同采购金额百分之十的。
采取单一来源方式采购，也要成立谈判小组，制定谈判文件，由谈判小组所有成员集中与单一供应商进行谈判。
4、采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。
采取询价方式，应当成立询价小组，对价格构成和评定成交的标准作出规定，确定被询价的有资格条件的供应商名单（不少于三家），并向其发出询价通知书让其报价。
5、一次性采购金额概算20万元人民币及其以上或者单价概算10万元人民币及其以上（教学、教辅、科研、医疗、办公）重要物资设备的采购，归口主管部门还应视情况组织专家组进行可行性评议，并要与财务处、国资处等部门形成最终采购意见与落实经费意见后共同报校物资采购工作领导组审核，必要时报经校党政联席会议或校长办公会议研究决定。
6、一次性采购金额概算在1万元至2万元人民币之间或者单价概算0.3万元至1万元人民币之间的设备，使用单位仍按大宗物资（设备）采购程序申请，国资处将采取 “同类型捆绑”的方式进行集中采购。当采购项目无法即时采取“同类型捆绑”的方式进行采购时，经国资处批准，可以委托使用单位采购，国资处、归口指导部门应加强监督检查。
7、采购物资的金额概算较小，物资设备的单价也较低，且是一般性的物资，可由物资采购主管部门委托使用单位采购。被委托单位同样要制定采购方案，落实采购人员，直接进行市场采购的，要进行市场调查，做到货比三家，择优选购。各使用单位主要领导要对本次采购负全责，国资处、归口指导部门应加强监督检查。
第十四条 其他特殊物资的采购，由有关单位按本管理规定第十三条的要求自行组织实施：
1、教材由教务处（教材科）负责采购。
2、学生公寓用品的采购，由后勤管理处（宿管中心）在省教育厅统一组织招标的中标单位中订购。
3、学生膳食物资采购，由后勤管理处（膳食中心）负责采购。
4、医院药品采购由校医院负责采购。
第十五条 对一次性采购物资数量不多、金额概算较少但要经常性采购，应按照公开招标方式确定较为稳定的供应商，对该供应商每3――6个月评估一次，确定是否更换新供应商。
第十六条 对采购计划内品种较分散、同类产品采购数量较少和生产厂家不多、商品信息缺乏的教学、实验、科研用仪器设备，可以通过组织参加教育部相关仪器设备订货会的方式进行集中采购。达到货比三家择优选购及收集最新的商品信息，节约时间和经费。
第四章 合同履行与验收
第十七条 物资采购合同签定后，任何单位和个人不得擅自改变中标人或合同内容，否则，属无效采购，国资处或归口指导部门不组织验收，财务处不予报销，由此造成的损失或后果由责任单位或责任人负责。
第十八条 采购的物资设备到校后，按下列条款办理验收入库手续：
1、集中统一采购的物资设备由国资处会同归口指导部门和使用单位共同组织验收入库或验收安装情况。对于大型精密仪器设备的验收，还要组成有专家、技术人员参加的技术验收小组进行验收。
2、验收时严格按照招、投标文件和采购《合同》的要求进行核对验收。
3、图书资料由图书馆组织验收入库。验收合格后，报国资处审核备案并进行登记入账。
4、受国资处委托采购的物资由使用单位会同归口指导部门组织验收入库，并报国资处备案登记入账。
5、教材、药品分别由教务处、医院自行组织验收入库。
第十九条 列入固定资产管理范围的物资，验收时应填报《黄山学院物资设备验收报告书》，验收合格后，由国资处签字并进行资产登记（教材、医院药品除外）后，使用单位（或归口指导部门）方可办理报销手续。验收不合格，由国资处按《合同》规定进行处理。
第五章 纪律监督
第二十条 采购单位违反本规定，应集中统一采购而不集中统一采购的，或将必须集中统一的采购项目化整为零或者以其它方式规避集中统一采购的，责令限期改正，造成损失的，对单位直接负责的主管领导和其他责任人员按有关党纪政纪规定追究相应的纪律责任。
第二十一条 学校物资采购职能部门在工作中，要主动接受纪委、监察、审计、财务和群众的监督。学校纪委、监审处、财务处有权从下列方面对物资采购工作进行审查：
1、采购行为是否符合国家有关法律、法规和政策的要求。
2、合同的条款是否符合招标文件的要求。
3、采购项目是否突破了原来的预算，如突破了原来的预算，是否得到学校事先批准。
4、检查采购范围、采购方式、采购程序的执行情况。
5、对合同的履行情况进行检查。
6、针对有关单位和人员的举报材料开展调查和处理；
第二十二条 学校物资采购领导组应对采购活动和采购人员进行严格管理，规范采购行为，加强自律。
参与物资设备采购的工作人员要加强学习，不断提高政治素质和业务能力，在采购过程中坚持公开、公平、公正的原则，严格遵守采购工作纪律，自觉抵制不正之风，不得进行可能影响公平竞争的任何活动，个人不准接受供货方的宴请、庆典及参观考察活动；个人不准收取回扣、中介费、好处费；不准在供货方报销个人的各项费用；若有违反并造成损失的，追究有关责任人员相应的纪律责任。采购工作实行利益回避制度。
第六章 附 则
第二十三条 为保证采购物资的质量，每次采购均采取分期付款或货到验收合格后付款的方式结账。
第二十四条 采购工作中产生的档案，由国资处整理后送交学校档案室保管，招投标档案保管期限为15年。
第二十五条 本管理办法由学校国资处负责解释和修订。
第二十六条 本管理办法自发文之日起执行。
